會議活動策劃是人類在社會活動中形成的一種互動方式。隨著社會不斷發(fā)展和信息流量的迅速增加，會議活動策劃這種形式越來越受到人們的重視。不同的會議活動策劃有不同的作用

1．集思廣益、科學決策的作用

各機關、單位基本上都會通過會議活動策劃的形式對一些重大問題進行決策，經(jīng)深入的分析研究，群策群力，后得出結論性的意見，這樣就體現(xiàn)了會議活動策劃的決策作用。會議活動策劃的召開便于各級領導充分掌握有關信息，充分發(fā)揮干部群眾的智慧，為決策的制定與實施奠定基礎。同時，也可以在會議活動策劃的討論中，了解基層群眾、下屬員工的實際情況和思想動向，對領導認識上的差別可以及時進行糾正，對反映出來的問題可以進行具體的分析和解決。召開會議活動策劃的過程通常是把群眾的智慧集中起來，變?yōu)轭I導的智慧、豐富領導思想、完善領導決策的過程。

2．發(fā)揚民主、動員群眾、宣傳教育的作用

會議活動策劃可以說是領導機關和各級領導密切聯(lián)系群眾的紐帶。與會者來自不同單位、不同行業(yè)，召開會議活動策劃可以認真聽取與會者的意見和要求，了解各行各業(yè)的具體情況。有些會議活動策劃經(jīng)過對領導決策的討論、領會，將領導意圖轉化為群眾的思想和行動，起到了動員群眾、組織群眾的作用；也有一些會議活動策劃的作用，旨在思想教育、鼓舞斗志或者介紹傳授知識和技能經(jīng)驗，傳型事跡報達到某種宣傳和教育的目的。如積極分子典告、先進集體和先進個人的表彰、重大歷史事件的通報和形勢報告、情況傳達等，都可以采用會議活動策劃的形式，起到宣傳典型人物

3．傳達信息、資源共享、學習交流、開拓思路的作用

各機關、單位擔負著上情下達，下情上傳的任務，需要召開各種會議活動策劃，盡快圳守信息上傳下達。可以說會議活動策劃是信息的“聚集地”，也是信息的“發(fā)散地“。各類經(jīng)驗交流會、匯報會、廣播會、座談會、調查會，通過匯報、交流、學習、討論，可以達到溝通信息、交流情況、統(tǒng)一思想和協(xié)調工作的目的，使上下左右各方能夠互相理解與支持。在會議活動策劃上，與會人員之間可以正面交換意見，信息共享，相互學習，對工作中經(jīng)常出現(xiàn)的問題互相交流工作經(jīng)驗，以形成企業(yè)內的學習文化氛圍。技術人員在會上可以進行技術交流或對新技術的學習、研討，以獲得經(jīng)驗總結、技術攻關對策以及技術創(chuàng)新的靈感。通過信息的交流以及相互學習，使人們從新的角度和新的觀點，也就是從更廣闊的認識空間來思考問題，擦出思想的火花。因此，會議活動策劃既是信息的共享過程，也是有效的智力開發(fā)過程。

哈爾濱活動策劃主要包括5大要素，分別是：

1、活動的目的是什么？

先了解清楚企業(yè)舉辦活動的目的是什么，是為了擴展自己的人氣還是為了提升市場的占有率，或者是增加企業(yè)內部的凝聚力等，活動目的是活動策劃的首要素。

2、活動的亮點是什么？

活動策劃要有足夠的活動亮點，這才能感動客戶吸引客戶。

3、活動的信息要素是什么？

活動時間、地點、目標、形式、參會人群、規(guī)模等，這些都是活動的信息要素

，都要體現(xiàn)在活動方案里。

4、活動的現(xiàn)場布置怎樣？

活動的現(xiàn)場布置越來越受企業(yè)的重視，這已經(jīng)不僅僅停留在以往的拱門、空飄等能解決的了，從簽到處、合影區(qū)、產(chǎn)品展示區(qū)到舞美設計，這些都要細化在活動方案里。

5、活動流程怎么安排？

從前期的簽到到互動區(qū)域的合影，再到舞臺區(qū)域的流程呈現(xiàn)，整個流程都是串聯(lián)整場活動的，所以這也是活動策劃里很重要的一個要素。