活動宣傳很多企業(yè)都知道要大量地宣傳自己的公司，才能獲得更多的業(yè)務(wù)量，只有少部分懂行的企業(yè)才會看準(zhǔn)時(shí)機(jī)，大量的舉辦新聞發(fā)布會，新品發(fā)布會，參加各種展會等，這個(gè)時(shí)候如果能邀請到當(dāng)?shù)氐挠浾呙襟w到現(xiàn)場采訪和后期適當(dāng)?shù)男麄鲌?bào)道，定會起到事半功倍的作用。
但是，如果企業(yè)沒有一定的人脈優(yōu)勢和相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，像這種商業(yè)發(fā)布會是很難邀請到記者到場的，更別說后期的宣傳了，這時(shí)候就需要找專業(yè)的媒體公關(guān)公司進(jìn)行相關(guān)的媒體邀請服務(wù)，分享一下通過媒體公關(guān)公司邀請媒體記者的具體流程，以便提高大家的工作效率。
一、確定活動時(shí)間
提供準(zhǔn)確的活動時(shí)間，這個(gè)時(shí)間一定要到時(shí)，比如2017年11月4日上午09:30，這樣媒體記者心里有個(gè)數(shù)，會根據(jù)實(shí)際情況提前出發(fā)到達(dá)現(xiàn)場，不至于出現(xiàn)遲到的現(xiàn)象，有人為了讓記者不遲到，把時(shí)間報(bào)早了30分甚至1個(gè)小時(shí)，這完全沒必要，一般媒體記者都會提前20分鐘左右到活動現(xiàn)場，時(shí)間完全充足。
二、確定活動地址
提供詳細(xì)的活動地址，地點(diǎn)要到某某酒店或者某某展位，比如廣州琶洲國際會展中心A區(qū)1.2館J19，這樣媒體記者可以直接到會場干活，而不是到某個(gè)地方后再打電話給對接人，有時(shí)候?qū)尤艘幻?，或者電話調(diào)的靜音聯(lián)系不上，媒體記者只有苦等，這樣就有可能會遲到，首先這樣對媒體記者不尊重，其次還有可能會影響活動效果。
三、提供新聞通稿
由于是商業(yè)活動，記者不負(fù)責(zé)撰稿，如果邀請網(wǎng)絡(luò)媒體或者報(bào)紙媒體，需要甲方提前準(zhǔn)備正規(guī)合法的新聞通稿。網(wǎng)絡(luò)媒體（如，新浪網(wǎng)）通稿字?jǐn)?shù)一般1000字左右，可以配1-3張圖片，平面媒體（如，南方都市報(bào)）一般200-300字左右。如果邀請視頻媒體（如，騰訊視頻）或者電視臺（如，廣東電視臺），需要甲方提前準(zhǔn)備配音字幕稿還有重要人物名稱和職務(wù)。
四、提供媒體邀請函
媒體邀請函可以是圖片形式，H5形式，甚至是文字形式，如果是自行邀請的話，媒體邀請函對記者是否來參加活動起著至關(guān)重要的作用，但今天我們講的是通過媒體公關(guān)公司邀請記者，如果以上三點(diǎn)都提供了，那么媒體邀請函可有可無，因?yàn)槊襟w公關(guān)公司是吃專業(yè)飯的，完全有這個(gè)關(guān)系和能力幫你邀請到相關(guān)記者，但前提是你的活動必須正規(guī)合法。
五、擬邀請媒體
說出你想邀請的媒體類型（電視臺，報(bào)紙雜志，視頻媒體，網(wǎng)絡(luò)媒體，網(wǎng)紅直播，KOL），想邀請的媒體數(shù)量，讓公關(guān)公司幫你確定。如果你不熟悉有哪些媒體，不知道邀請多少合適，你可以給一個(gè)大概的預(yù)算和活動的規(guī)模人數(shù)，公關(guān)人士會根據(jù)經(jīng)驗(yàn)和實(shí)際情況做合適的匹配以保證活動效果。
六、確定合作媒體
以上信息提供給公關(guān)公司以后，一般當(dāng)天就能確定好哪些媒體愿意參加活動并進(jìn)行宣傳報(bào)道，這個(gè)時(shí)候就要甲方根據(jù)實(shí)際情況走合同打款確定媒體記者了，一般提前一周比較合適，因?yàn)槊襟w記者每天的工作都是提前安排好的，如果臨時(shí)確定，很有可能記者已經(jīng)被別的企業(yè)定了而不能答應(yīng)你的活動。
七、活動流程對接
這個(gè)流程一定要提前讓記者知道，記者到場之后給一份流程表給記者，因?yàn)槊襟w記者不會全程待在活動現(xiàn)場，如果是有需要采訪環(huán)節(jié)的更要注意，采訪時(shí)間不要安排在活動后，因?yàn)橛浾卟杉剿杷夭闹蟊銜x開，以免找不到記者采訪。另外，采訪還需要甲方提前提供采訪稿，以避免記者提的問題受訪人答不上的尷尬處境。
八、媒體到場接待
如果不是特別大規(guī)模的發(fā)布會活動，媒體公關(guān)人士不會親自到場，但是會指定一個(gè)記者作為領(lǐng)頭人帶領(lǐng)其他媒體記者一并到場，甲方是專門派一個(gè)負(fù)責(zé)接待的人相互存下電話號碼以便及時(shí)溝通。雙方碰面后，如有其他交代可以當(dāng)場協(xié)商，活動現(xiàn)場應(yīng)為媒體記者安排座位和飲用水，媒體記者準(zhǔn)備離開的時(shí)候能有一份伴手禮以增加好感，有利于后期的宣傳和合作。
九、活動宣傳報(bào)道
活動結(jié)束以后，媒體記者回去原則上是按照甲方事先準(zhǔn)備好的新聞通稿在對應(yīng)的媒體上進(jìn)行報(bào)道（電視臺播放，報(bào)紙雜志刊登，視頻上傳，網(wǎng)媒發(fā)稿），但也可能有部分媒體參加活動之后覺得內(nèi)容或者標(biāo)題和實(shí)際活動不符合，會進(jìn)行適當(dāng)?shù)男薷暮驼{(diào)整并不會提前告知。另外，如甲方想要用自己拍的照片放在新聞通稿里，需提前告知公關(guān)公司和記者協(xié)商。
十、合作反饋匯報(bào)
報(bào)道之后，媒體公關(guān)會對本次邀請的媒體進(jìn)行宣傳報(bào)道的信息進(jìn)行整理匯總給甲方。電視臺播放會提前通知甲方播放時(shí)間，讓甲方注意收看，有部分電視臺有網(wǎng)絡(luò)播放鏈接可提供，視頻媒體提供鏈接，網(wǎng)絡(luò)媒體提供新鏈接和收錄截圖，報(bào)紙/雜志媒體有部分有網(wǎng)絡(luò)鏈接提供，并且會寄至少一份樣報(bào)/雜志給甲方，網(wǎng)紅主播提供回放鏈接，KOL提供宣傳鏈接。