壞習慣1、在一封郵件中包含多個話題

將多個話題包含在一封郵件中能夠讓你減少發(fā)送的次數(shù)，也可以減少企業(yè)郵件的流量以及數(shù)量。然而，你的接收者可能就會因此忽略了一個或多個話題。所以還是讓每封企業(yè)郵件中只包含一個話題。在一封企業(yè)郵件中只包含一個話題可以使溝通更有效。

壞習慣2、更改了話題卻沒有更改主題

你是否有看到過一些標明一件商品正在出售的廣告，而進入了商店后卻發(fā)現(xiàn)它已經(jīng)售空了呢?商店其實是給了你一張延期票，因為它的廣告內(nèi)容實際上已經(jīng)是過期了。在過去，商店通常都會試圖說服你購買其它的東西來代替，也就是一種“誘餌推銷”的方式。企業(yè)郵件用戶則更經(jīng)常地蒙受這種“誘餌推銷”，而之所以這樣的原因大都是出于懶惰。

例如，當你向一個同事發(fā)送一則主題為A的通知，這個同事之后則需要向你發(fā)送主題為B的通知。然而，它沒有創(chuàng)建一封新郵件，標明“主題B”，而是直接回復你，在文中才提到關(guān)于主題B的事，但此時的主題上所寫的仍然是“主題A”。

這確實令人煩惱不是嗎?當你發(fā)送企業(yè)郵件的時候，請確定你的主題與實際的內(nèi)容是相匹配的。如果你要通過回復來發(fā)送通知，那么請將主題更改為匹配實際話題的字句。

壞習慣3、含糊或者是缺少主題

當我們在爭一場官司的時候，我們也應(yīng)當簡潔地歸納到一項條例來為自己辯護。對于企業(yè)郵件來說，也是同樣的道理。你應(yīng)該讓收件人能夠很容易地明白你的郵件是什么內(nèi)容。如果你想大多數(shù)人那樣，有一個文件筐總括你收到的郵件，可能會根據(jù)日期、發(fā)件人或者是主題來歸類，那么你難道不會希望能夠通過主題就能夠得知簡要的信息嗎?如果能這樣的話那么發(fā)件人就是為你節(jié)約了時間。

換一個角度來說，你所收到的郵件中，有多少是沒有主題或者是對方所標示的主題是像“你要的電話號碼”這樣的呢?為什么發(fā)件人不能在主題中清楚地寫明“電話號碼是xxx-xxxxxxxx”呢?當你在發(fā)送企業(yè)郵件給一個特定的人時，請在主題中給出事件的詳情，再加上名字。

例如，當你想說張三升職這件事，你可以在主題中寫道“張三升職了”。如果你發(fā)送郵件時在主題中只寫道“張三”，那么收件人也許就會誤認為是張三所發(fā)送的郵件?？傊粋€清楚明了的郵件主題，就可以為收件人省卻不少麻煩。

壞習慣4、輕率地對所有人回復

在你按下“回復所有”前，先確定你是否真的需要這么做。真的每個人都需要看到你的回復嗎?你的回復對所有人都是有益的嗎?或者說你是否僅僅是發(fā)送了一個私人的回復或者只是一個關(guān)于發(fā)件人的個人問題呢?在這些情況下，你只需要做簡單的“回復”就可以了。否則，你的一些私人的爭論就可能變成公眾皆知的尷尬信息。

請注意，如果你收到一封郵件是因為你是某個群組中的成員，那么當你點擊“回復”時也會將郵件發(fā)送給群組中的所有人。

壞習慣5、未經(jīng)思考就發(fā)送

當你年幼的時候，你的母親也許有告訴過你，在對一個人作出回應(yīng)之前心里先默數(shù)三聲。為什么她要那么說呢?因為她知道，如果不經(jīng)思考就回答的話可能會引發(fā)一些問題。請確保你所要說的確實就是你所寫的東西，人們可能會根據(jù)你的字句來自行理解你的意思。通過企業(yè)郵件所開的玩笑很可能會比當面這么做要造成更大的誤解。

另外，請小心謹慎，不要太快對一封讓你不悅的企業(yè)郵件作出回應(yīng)。一個愚蠢的人才會當即表現(xiàn)他的不滿，而智者總是能夠?qū)⒁恍┬呷韬雎浴３鲇诜梢蛩?，在發(fā)送郵件前你也需要經(jīng)過思考。企業(yè)郵件能夠被律師“發(fā)現(xiàn)”，作為一方提出訴訟的證據(jù)。也就是說，你在企業(yè)郵件中所寫的內(nèi)容可能落入一些律師的手中，成為審判時的證據(jù)。因此在你發(fā)送一封企業(yè)郵件之前，想象自己是處在一個證人的立場，正在提供證詞。

總之，如果你還不知道發(fā)送企業(yè)郵件時要警惕哪些壞習慣，不妨參考一下上面的內(nèi)容。在這里，小編建議大家能夠立即認識到這些問題，這樣就能夠很輕易地將它們改正。