與會(huì)代表通過(guò)發(fā)言設(shè)備參與會(huì)議。發(fā)言設(shè)備通常包括有線話筒、投票按鍵、LED狀態(tài)顯示器和會(huì)議音響，并且還有其他設(shè)備可供選擇，如鵝頸會(huì)議話筒、無(wú)線領(lǐng)夾式話筒、LCD狀態(tài)顯示器、語(yǔ)種通道選擇器、代表身份卡讀出器等。同聲傳譯設(shè)備主要有譯員臺(tái)、譯員耳機(jī)和內(nèi)部通信電話。
發(fā)言及同聲傳譯子系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)會(huì)議的聽/說(shuō)請(qǐng)求、發(fā)言登記、接收屏幕顯示資料、參加電子表決、接收同聲傳譯和通過(guò)內(nèi)部通信系統(tǒng)與其它代表交談等功能。根據(jù)與會(huì)代表身份的不同，他們所獲得的設(shè)備和分配到的權(quán)力也相應(yīng)有所不同。旁聽代表以申請(qǐng)方式加入會(huì)議后可獲得聽/看的權(quán)力，但無(wú)權(quán)發(fā)言。
特別需要指出的是，會(huì)議主席所使用的發(fā)言設(shè)備可控制其它代表的發(fā)言過(guò)程，可選擇允許發(fā)言、拒絕發(fā)言或終止發(fā)言。它還具有話筒優(yōu)先功能，可使正在進(jìn)行的代表發(fā)言暫時(shí)靜止。
多媒體投影顯示子系統(tǒng)
現(xiàn)在的多媒體會(huì)議顯示設(shè)備包括電視接收機(jī)、液晶顯示屏、LCD液晶投影機(jī)和DLP數(shù)碼投影機(jī)等。通過(guò)多媒體顯示設(shè)備可更直觀地向與會(huì)者提供各種數(shù)字、文字和圖像資料等，也可根據(jù)需要實(shí)時(shí)顯示會(huì)議過(guò)程中的相關(guān)信息。信號(hào)源可以是錄像帶、電腦和影碟機(jī)信號(hào)，也可以是來(lái)自于會(huì)場(chǎng)的攝像機(jī)信號(hào)或硬盤錄像機(jī)信號(hào)。這些信號(hào)通過(guò)中央控制設(shè)備的視頻分配，進(jìn)行切換輸出顯示。
現(xiàn)代社會(huì)工作的快節(jié)奏和國(guó)際分工，使人們?cè)絹?lái)越少能坐在一起面對(duì)面開會(huì)，而現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，也為實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)會(huì)議帶來(lái)更多便利。數(shù)字會(huì)議可以使我們足不出戶即可“親臨”世界任何角落；白天可以“親晤”全球各地的同事和雇員，而晚上可與家人共享天倫之樂；可以同時(shí)出席多個(gè)點(diǎn)到點(diǎn)會(huì)議和多點(diǎn)會(huì)議，使我們免除差旅之苦，而分身有術(shù)。突如其來(lái)的SARS病毒給人類社會(huì)帶來(lái)巨大恐慌的同時(shí)，也帶來(lái)了網(wǎng)絡(luò)視頻通信的春天。無(wú)論是中國(guó)電信的新視通，還是中國(guó)聯(lián)通的寶視通，都標(biāo)志著一個(gè)通信“視頻化”時(shí)代的到來(lái)。作為一種新的會(huì)議和交流方式，數(shù)字會(huì)議有其他會(huì)議工作無(wú)可比擬的優(yōu)越性。
全數(shù)字會(huì)議系統(tǒng)從根本上解決了早期會(huì)議系統(tǒng)存在的接地干擾、設(shè)備噪聲、通道串音、長(zhǎng)距離傳輸?shù)葐?wèn)題，聲音保真度，接近CD音質(zhì)。同時(shí)一對(duì)雙絞線或雙同軸電纜可傳輸多路的原聲和譯音信號(hào)，避免采用復(fù)雜的多芯電纜，既節(jié)省費(fèi)用，又方便施工布線，還可增強(qiáng)系統(tǒng)的可靠性。此外，作為全數(shù)字化平臺(tái)，全數(shù)字會(huì)議系統(tǒng)可以方便地實(shí)現(xiàn)許多增值應(yīng)用功能，如獨(dú)立麥克風(fēng)輸出，可以對(duì)每個(gè)發(fā)言人的聲音獨(dú)立錄音，或單獨(dú)進(jìn)行修飾；內(nèi)部通信功能(為主席、與會(huì)代表、翻譯員和操作員之間提供雙向通話功能)；短消息功能(系統(tǒng)管理員可以給所有或某個(gè)會(huì)議單元發(fā)送短消息)等。全數(shù)字會(huì)議系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)控制管理軟件功能也非常強(qiáng)大，包含會(huì)場(chǎng)設(shè)計(jì)、話筒管理、表決管理、會(huì)議簽到、身份識(shí)別、人員管理等多個(gè)功能模塊。