基本會(huì)議內(nèi)容

1、具體分析各種情況作出完美的會(huì)議策劃;

2、根據(jù)會(huì)議的級(jí)別,選擇會(huì)議舉辦地;

3、根據(jù)會(huì)議對(duì)周邊環(huán)境的要求，確定具體舉辦地點(diǎn);

4、根據(jù)會(huì)議的具體情況，確定是否將會(huì)議劃分為幾個(gè)分會(huì)場(chǎng)，選擇分會(huì)場(chǎng)的地點(diǎn)，并提前預(yù)約。

會(huì)都模式，是會(huì)議產(chǎn)業(yè)發(fā)展到一定程度產(chǎn)生的，我們將其大致概括為三類發(fā)展模式：

1、旅游市場(chǎng)導(dǎo)向型：依附的旅游目的地或中轉(zhuǎn)過境地，借該地觀光旅游之勢(shì)，依托旅游市場(chǎng)，導(dǎo)入會(huì)議需求，形成觀光旅游型會(huì)議聚集，包括以會(huì)議方式存在的獎(jiǎng)勵(lì)旅游和福利旅游等。云安會(huì)都是一個(gè)典型案例。

2、城市商務(wù)導(dǎo)向型：由大都市的商務(wù)會(huì)議市場(chǎng)需求拉動(dòng)，產(chǎn)生聚集效應(yīng)，形成商務(wù)接待與商務(wù)會(huì)議型會(huì)都，多位于經(jīng)濟(jì)繁華大都市郊區(qū)。

3、資源支撐型：由特色、新奇或珍惜的資源所支撐，尤其是與休閑度假緊密相關(guān)的資源，如溫泉、滑雪、濱海等，形成休閑度假目的地，其必需的周一至周五及淡季資源利用，形成了對(duì)會(huì)議市場(chǎng)的規(guī)?；_發(fā)，產(chǎn)生了會(huì)都聚集。

預(yù)算

會(huì)議及展覽的預(yù)算不是一個(gè)概念。通常而言，會(huì)議預(yù)算包括以下幾個(gè)方面：

1、交通費(fèi)用

交通費(fèi)用可以細(xì)分為：

(1)、出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場(chǎng)、碼頭至住宿地的交通

(2)、會(huì)議期間交通費(fèi)用——主要是會(huì)務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)慕煌?、?huì)所到餐飲地點(diǎn)的交通、會(huì)所到商務(wù)交際場(chǎng)地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會(huì)人員可能使用的預(yù)定交通。

(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場(chǎng)、車站、港口交通費(fèi)用。

會(huì)議室/廳費(fèi)用

具體可細(xì)分為：

(1)、會(huì)議場(chǎng)地租金——通常而言，場(chǎng)地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺(tái)、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時(shí)性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺(tái)發(fā)言線路時(shí)也可能需要另外的預(yù)算。

(2)、會(huì)議設(shè)施租賃費(fèi)用——此部分費(fèi)用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動(dòng)式同聲翻譯系統(tǒng)、會(huì)場(chǎng)展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時(shí)通常需要支付一定的使用保證金，租賃費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。值得注意的是，在租賃時(shí)應(yīng)對(duì)設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通?？上?qū)I(yè)的會(huì)議服務(wù)公司咨詢，以便獲得適宜的性價(jià)比），否則可能影響會(huì)議的進(jìn)行。另外，這些會(huì)議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價(jià)格可能相差很大。

(3)、會(huì)場(chǎng)布置費(fèi)用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費(fèi)用包含在會(huì)場(chǎng)租賃費(fèi)用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會(huì)議服務(wù)商協(xié)商。

(4)、其他支持費(fèi)用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運(yùn)輸與倉(cāng)儲(chǔ)、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等?；谶@些支持均為臨時(shí)性質(zhì)，如果會(huì)議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費(fèi)用可能比市場(chǎng)行價(jià)要高，如果讓專業(yè)會(huì)議服務(wù)商代理，將獲得價(jià)格相對(duì)比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。

對(duì)于這些單項(xiàng)服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項(xiàng)要求，并單獨(dú)簽訂服務(wù)協(xié)議。