會議地址的選擇

會場的選擇，直接關(guān)系到會議的風格、形式、規(guī)模、預算和檔次，這也是隨后進一步策劃方案的基礎，選擇一個能讓會議組織者和與會者都能滿意的會議場所非常重要，面對眾多的場所，到底怎樣去選擇呢？

改革開放后，開始面向商業(yè)活動開放。為了突出會議的性，彰顯企業(yè)的高端形象，建議企業(yè)舉行重大會議活動選擇高端場地。

會議整體規(guī)劃

確定了場地，策劃的工作就進入了快車道，通過以下步驟，整個會議策劃方案就會很快出爐了：整體策劃框架草擬，按照之前的工作和現(xiàn)有的所有信息，先把整個會議的流程和方案想象出來，越具體越好招開策劃動腦會，這個會議上，你需要把專業(yè)的會議策劃人士找來，比如SINO-MEETING；也要把主要的決策人員找來，在你的草擬方案基礎上，展開討論和動腦落稿-再討論-修正-再討論，一般，從稿的策劃書到后落實的方案，如果策劃人員經(jīng)驗到位的話，多3次往返討論，就可以把方案細化到執(zhí)行層面，是否到了細化到了執(zhí)行面，關(guān)鍵要看是否已經(jīng)擬出了“工作時間進程表”“任務分工表”“物品清單”“成本分析表”這幾張重要的執(zhí)行文件。

預算

會議及展覽的預算不是一個概念。通常而言，會議預算包括以下幾個方面：

1、交通費用

交通費用可以細分為：

(1)、出發(fā)地至會務地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通

(2)、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。

(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。

會場茶歇

此項費用基本上是按人數(shù)預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要而外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。