整套的POS機除了硬件之外還需要一套收款用的軟件。軟件包括錄入、銷售、統(tǒng)計、打印、錢箱控制等功能，其實就是一個特定用途的小型數據庫應用軟件。

POS分品牌POS和DIYPOS。DIYPOS相對來講價格會低許多，因為采用的外設不同價格也相對有浮動，近的POS價格在3000~3500，DIYPOS與電腦是有所不同的，不同的機箱、不同的顯示器等，但電腦是能實現POS功能的，將電腦連接POS外設，即可實現POS功能，只不過是樣式難看些。

操作方法

1、 使用POS機前需檢查電源是否接通、打印機與主機是否連接正常、POS打印紙是否安裝。

2、 操作員每天營業(yè)終了，應執(zhí)行“日終處理”，特別注意，因某種原因需更換POS機時，必須先做完“日終處理”后才能關機進行更換。

3、 切勿因重復刷卡造成給持卡人重復扣帳。交易時，若簽購單未打印出來，操作員應先選擇“重打印”功能，如果重打印仍無法打印出憑證，應選“查詢當前交易”功能，查詢該筆交易的批次號和商戶流水號，然后斷電，檢查打印機是否連接正確，重新拔插后，選擇打印特定記錄處理。

收款員使用收款機可以進行收款、退貨、換貨、價格查詢、折扣、取消交易等操作，其中退貨、換貨、折扣功能可以設置成由經理控制。收款員每天工作的基本操作過程可以分為開機、進入銷售、存零頭、執(zhí)行銷售、結賬、退出銷售和關機。

由系統(tǒng)銷售功能決定，收款員在上機時必須將自己的密碼正確輸入，在得到系統(tǒng)確認后才能正常進入收款機銷售狀態(tài)。在銷售過程中所有的賬務都會自動記錄在該收款員的賬號下，直到退出銷售下機時為止。銷售結算的付款方式，可分為人民幣、支票、信用卡、禮品券等。

收款員在每日換班、下班前，要進行結賬處理。將現金抽屜中的現金、支票金額、以及信用卡金額輸入到收款機，收款機就會記錄下該收款員這個階段的工作情況，并打印出收款員的銷售對賬單，反映出收入的盈虧情況，憑此依據進行交班、接班、交款和結款處理。

過去零售業(yè)常規(guī)收銀機只能處理簡單收銀，發(fā)票，結帳等簡單銷售作業(yè)，得到之管理情報極為有限，僅止于銷售總金額，部門銷售基本統(tǒng)計資料。