電話(huà)會(huì)議系統(tǒng)主要由以下幾部分組成：電話(huà)通信系統(tǒng)（程控交換機(jī)PBX）、電話(huà)會(huì)議服務(wù)器（ctsIVR）、會(huì)議管理模塊、會(huì)議操作員管理模塊、數(shù)據(jù)庫(kù)等組成。
電話(huà)會(huì)議系統(tǒng)采用模塊化設(shè)計(jì)，企業(yè)可以根據(jù)自己的實(shí)際情況，在系統(tǒng)配置上進(jìn)行從小規(guī)模到大規(guī)模的靈活選擇，規(guī)?？纱罂尚。⒖善交?jí)。
1、主動(dòng)呼入系統(tǒng)參加會(huì)議
參加會(huì)議各方可以通過(guò)電話(huà)主動(dòng)呼入到會(huì)議系統(tǒng)，通過(guò)IVR語(yǔ)音引導(dǎo)選擇進(jìn)入會(huì)議；
2、身份驗(yàn)證
參加會(huì)議各方可以呼入到會(huì)議系統(tǒng)后系統(tǒng)可以要求主叫方輸入用戶(hù)代碼和密碼，只有通過(guò)驗(yàn)證才能進(jìn)入會(huì)議室；
3、通過(guò)客戶(hù)端系統(tǒng)主動(dòng)呼叫其他人參加會(huì)議
會(huì)議組織方可以通過(guò)客戶(hù)端系統(tǒng)在電腦上或者手機(jī)上進(jìn)行操作，呼叫其他參加會(huì)議的各方電話(huà)，呼通后被叫方自動(dòng)進(jìn)入會(huì)議室；
4、通過(guò)電話(huà)按鍵呼叫其他參加會(huì)議的各方電話(huà)
如果會(huì)議組織方身邊沒(méi)有電腦，可以先主動(dòng)呼入到會(huì)議系統(tǒng)，進(jìn)入會(huì)議室后通過(guò)電話(huà)按鍵呼叫其他參加會(huì)議的各方電話(huà)參加會(huì)議；
5、會(huì)議室管理功能
系統(tǒng)管理員可以對(duì)每個(gè)會(huì)議室進(jìn)行管理，例如可以設(shè)定某個(gè)會(huì)議室的使用時(shí)間，只有在設(shè)定的時(shí)間段內(nèi)才能使用該會(huì)議室，也可以給某個(gè)會(huì)議室設(shè)定密碼，要進(jìn)入該會(huì)議室必須輸入密碼才能進(jìn)入；
6、會(huì)議錄音功能
會(huì)議組織方可以隨時(shí)通過(guò)電話(huà)按鍵或者客戶(hù)端系統(tǒng)啟動(dòng)對(duì)正在進(jìn)行的實(shí)時(shí)錄音，錄音內(nèi)容存放以語(yǔ)音文件的形式存放，隨時(shí)可以查詢(xún)回放；
7、會(huì)議室加/解鎖功能
會(huì)議組織方可以隨時(shí)通過(guò)電話(huà)按鍵或者客戶(hù)端系統(tǒng)對(duì)會(huì)議室加/解鎖，加鎖后其他呼入的電話(huà)不能進(jìn)入該會(huì)議室；
8、系統(tǒng)可以為會(huì)議者提供密室功能
正在開(kāi)會(huì)的某些人可以建立秘密會(huì)談室，進(jìn)入密室的與會(huì)者的談話(huà)內(nèi)容只限與密室內(nèi)的人可以聽(tīng)見(jiàn)，也不會(huì)影響原來(lái)會(huì)議的正常進(jìn)行；
9、參加會(huì)議方式不受限制
任一普通電話(huà)終端（固定電話(huà)或手機(jī)）均可參加會(huì)議，方便會(huì)議隨時(shí)隨地召開(kāi)；
10、會(huì)議記錄功能
管理員統(tǒng)可實(shí)時(shí)監(jiān)控各會(huì)議通道的使用情況，并記錄參加會(huì)議各方的日志記錄；
11、參加會(huì)議人員資料管理
組織會(huì)議方者可以通過(guò)自己的會(huì)議客戶(hù)端系統(tǒng)快速查找到參加會(huì)議人員資料，并立刻建立會(huì)議（無(wú)需一一撥打電話(huà)）；
12、可擴(kuò)展性
系統(tǒng)小配置為一臺(tái)PC，4個(gè)語(yǔ)音會(huì)議通道，一個(gè)節(jié)點(diǎn)多可擴(kuò)至120語(yǔ)音會(huì)議通道；不同的節(jié)點(diǎn)通過(guò)TCP/IP聯(lián)網(wǎng)。用戶(hù)可根據(jù)實(shí)際情況，平滑升級(jí)。模塊性強(qiáng)，易于系統(tǒng)擴(kuò)容；
13、后臺(tái)管理功能
日志記錄和話(huà)單查詢(xún)統(tǒng)計(jì)功能，系統(tǒng)對(duì)每一個(gè)會(huì)議都有日志記錄，對(duì)參加該會(huì)議的每一方都有詳細(xì)記錄（包括主叫號(hào)碼、日期時(shí)間等信息，錄音信息等）