檔案來源于文件。檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來的，這里的“文件”是指廣義文件，即一切由文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料。檔案和文件是同一事物在不同價值階段的不同形態(tài)，兩者具有同源性和階段性的共性，也具有實效、功用、離合等個性差異。從文件到檔案是一個批判繼承的辯證運動過程。從信息的內(nèi)容和形式來說，兩者完全相同的，但從時效、價值和系統(tǒng)性上來說，檔案是對文件的不斷揚棄。首先是時效性批判，檔案是已經(jīng)辦理完畢的文件；其次是價值評判，檔案是辦理完畢的文件中具有保存價值的部分；后是系統(tǒng)性批判，檔案是把分散狀態(tài)的文件按一定邏輯規(guī)律整理而成的信息單元。因此，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿；文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華；文件是檔案的素材，檔案是文件的組合。

因為會計檔案的保管期限分為、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。，保管時間都要3年，購買的專門的會計檔案盒標(biāo)準(zhǔn)，封面上有標(biāo)簽、規(guī)格、有尺寸等提示，一看就一目了然，便于封存和以后的查找。