歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照排列編制好的件號先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中的相應(yīng)條目排列順序完全一致，保證檢索到文件條目后能對應(yīng)地查找到文件實體，當(dāng)利用完畢后能及時準(zhǔn)確放回原位。否則，該文件就可能成為“死檔”。

裝盒時，應(yīng)按照分類方法的不同，將不同類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒中。如果不同類別的歸檔文件混裝在同一盒中，必然會造成盒脊項目設(shè)置的混亂，同一欄目填寫時內(nèi)容也會雜亂不堪。

裝盒的具體要求是：不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同保管期限

的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；分機(jī)構(gòu)(問題)的情況下，不同機(jī)構(gòu)(問題)形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。

裝盒時應(yīng)注意以下問題：應(yīng)視文件的厚度選擇適宜的檔案盒，盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個整體，站立放置時不至于使文件彎曲受損；依次裝盒，一盒裝滿后，順次裝入下一盒即可。

檔案盒封面填寫。封面上應(yīng)在已有的雙橫線下填寫全宗名稱，即立檔單位機(jī)構(gòu)名稱，全宗名稱必須是立檔單位的全稱或規(guī)范、通用的簡稱。