 在慶典的籌備組之內(nèi)，應(yīng)根據(jù)具體的需要，下設(shè)若干專項小組，在公關(guān)、禮賓、財務(wù)、會務(wù)等各方面“分兵把守”，各管一段。其中負責(zé)禮賓工作的接待小組，大都不可缺少。

 慶典的接待小組，原則上應(yīng)由年輕、精干、身材與形象較好、口頭表達能力和應(yīng)變能力較強的男女青年組成。

 接待小組成員的具體工作有以下幾項：其一，來賓的迎送。即在舉行慶祝儀式的現(xiàn)場迎接或送別來賓。其二，來賓的引導(dǎo)。即由專人負責(zé)為來賓帶路，將其送到既定的地點。其三，來賓的陪同。對于某些年事已高或非常重要的來賓，應(yīng)安排專人陪同始終，以便關(guān)心與照顧。其四，來賓的招待。即指派專人為來賓送飲料、上點心以及提供其他方面的關(guān)照。

凡應(yīng)邀出席慶典的來賓，絕大多數(shù)人對本單位都是關(guān)心和友好的。因此，當他們光臨時，主人沒有任何理由不讓他們受到熱烈而且合乎禮儀的接待。將心比心，在來賓的接待上若得過且過、馬馬虎虎，是會傷來賓的自尊心的。

再次，應(yīng)當精心布置好舉行慶祝儀式的現(xiàn)場。舉行慶祝儀式的現(xiàn)場，是慶典活動的中心地點。對它的安排、布置是否恰如其分，往往會直接地關(guān)系到慶典留給全體出席者的印象的好壞。依據(jù)儀式禮儀的有關(guān)規(guī)范，商務(wù)人員在布置舉行慶典的現(xiàn)場時，需要通盤思考的主要問題有：

一是地點的選擇。在選擇具體地點時，應(yīng)結(jié)合慶典的規(guī)模、影響力以及本單位的實際情況來決定。本單位的禮堂、會議廳，本單位內(nèi)部或門前的廣場，以及外借的大廳，等等，均可相機予以選擇。不過在室外舉行慶典時，切勿因地點選擇不慎，從而制造噪聲、妨礙交通或治安、顧此而失彼。

 二是環(huán)境的美化。在反對鋪張浪費的同時，應(yīng)當量力而行，著力美化慶典舉行現(xiàn)場的環(huán)境。為了烘托出熱烈、隆重、喜慶的氣氛，可在現(xiàn)場張燈結(jié)彩，懸掛彩燈、彩帶，張貼一些宣傳標語，并且張掛標明慶典具體內(nèi)容的大型橫幅。如果有能力，還可以請由本單位員工組成的樂隊、鑼鼓隊屆時演奏音樂或敲鑼打鼓，熱鬧熱鬧。但是這類活動應(yīng)當要適度，不要熱鬧過了頭，成為胡鬧，或者“喧賓奪主”。千萬不要請少先隊員來扮演這類角色，不要勞動孩子們?yōu)檫@類與他們無關(guān)之事而影響其學(xué)業(yè)。

 三是場地的大小。在選擇舉行慶祝儀式的現(xiàn)場時，應(yīng)當牢記并非愈大愈好。從理論上說，現(xiàn)場的大小應(yīng)與出席者人數(shù)的多少成正比。也就是說場地的大小，應(yīng)同出席者人數(shù)的多少相適應(yīng)。人多地方小，擁擠不堪，會使人心煩意亂。人少地方大，則會讓來賓對本單位產(chǎn)生“門前冷落車馬稀”的錯覺。

 四是音響的準備。在舉行慶典之前，務(wù)必要把音響準備好。尤其是供來賓們講話時使用的麥克風(fēng)和傳聲設(shè)備，在關(guān)鍵時刻，絕不允許臨陣“罷工”，讓主持人手忙腳亂、大出洋相。在慶典舉行前后，播放一些喜慶、歡快的樂曲，只要不搶占“主角”的位置，通常是可以的。但是對于播放的樂曲，應(yīng)先期進行審查。切勿屆時讓工作人員自由選擇，隨意播放那些凄慘、哀怨、讓人心酸和傷心落淚的樂曲，或是那些不夠莊重的詼諧曲和愛情歌曲。