（1）慶典策劃：確定來賓及發(fā)放請柬；來賓組成：政府官員、地方實力人物、知名人士、新聞記者、社區(qū)公眾代表、客戶代表或特殊人物等?？傊?，來賓要具有一定的代表性；發(fā)放請柬要求：請柬提前7—10天發(fā)放。重要來賓請柬發(fā)放后，組織者當天應電話致意。慶典頭晚再電話聯(lián)系。

（2）設計慶典活動程序；一般程序：主持人宣布開典；介紹來賓；由組織的重要領導或來賓代表講話；安排參觀活動；安排座談或宴會；邀請重要來賓留言或提字。

（3）落實致辭人和剪彩：致辭人和剪彩人分己方和客方。己方為組織負責人，客方為德高望重、社會地位較高的知名人士；選擇致辭人和剪彩人應征得本人同意。

（4）編寫宣傳材料和新聞通訊材料；列出慶典主題、背景、活動內容等相關材料，將材料裝在特制的包裝袋內發(fā)給來賓。對記者，還應在其材料中添加較詳細的資料，以方便記者寫作新聞稿件。

（5）慶典活動的接待工作；設置接待室。對所有來賓，都應熱情接待，耐心服務；對重要來賓，要由組織領導親自接待；他們的簽到、留言、食、宿均應由專人負責。